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第0171号 ～見落とされがちなメールの違和感
（更新日：2020年09月26日）
当たり前のように顧問先との連絡手段に活用しているメール。
業務になくてはならないツールですが、この扱い方によって
「この事務所って大丈夫か？」と不信感を抱かれることもあります。
ある顧問先に対して監査担当者Ａだけでなく、
場合によっては別の職員Ｂがメールを送ることもあるでしょう。
その際にＡはテキスト形式で、Ｂはリッチテキスト形式で送信する。
またＢは文字を小さくしてアンダーラインや色まで付けている。
きっと良かれと思ってやっていることでしょう。
しかし、それを受け取る側からすれば「読みづらくて仕方ない」。
もっと重要なことは「職員たちの作業レベルがバラバラだな」と
受け取る側に潜在意識の中で思われてしまうことです。
ひとつひとつの作業に統一感がないと極端な話、
「担当者によって決算書の数字は変わるのか？」
とさえ思われてしまうかも知れません。
現実的にはそんなことはありませんが、そう思われたら
オシマイであり、相手がどう思うかがとても重要なのです。
個人的には署名欄が統一されていないのも気になります。
メールはできるだけ文字データのみのテキスト形式で、
端的に送ったほうが相手には分かりやすくて親切でしょう。
こんな些細なことですが、こんな小さな違和感の積み重ねが
顧問先の不安と不信の導火線に火を点ける原因となることもあります。
